lunes, 13 de julio de 2009

Circular Nº1 - 2/7/09

C I R C U L A R – COMITÉ DE ADMINISTRACION

Se informa a los Sres. Copropietarios de la Comunidad del Condominio Gabriela Mistral, la conformación de la nueva Directiva, votada de común acuerdo. Con lo cual, el Comité de Administración evaluó y determinó que dada la situación personal de la Sra. Bianca Faccone la reemplace en la Directiva su esposo el Sr. Cristian Ortega y se aumente el número de integrantes del Comité de Administración del Condominio; sin perjuicio de que ella pueda seguir aportando al trabajo del Comité como Delegada.
Así, se configuró la Directiva del Comité de Administración del Condominio quedando establecida de la siguiente manera:

Presidente: Sr. Cristian Ortega Llanos
Secretaria: Sra. Patricia Sanzana Zielhman
Tesorera: Sra. Angela Gonzalez

Por otro lado, en atención a las innumerables tareas y desafíos pendientes que se plantean para el período 2009-2012 se acuerda implementar los cargos de Delegados con la intención de incorporar más copropietarios al trabajo a desarrollar en el Condominio y por otro lado potenciar ciertas áreas dentro del mismo, a saber: Delegado Deportivo, Delegado del Ambiente, Delegado de Seguridad, Delegado Jurídico, Delegado del Blog, etc.

Delegada de Comunicaciones: Sra. Bianca Faccone Paredes
Delegado del Medio Ambiente: Sr. German Seckel von Unger y además responsable del blog : http://condominiogabrielamistral.blogspot.com

Se invita a los Sres. Copropietarios a incorporarse al Comité Administrativo del Condominio como Delegados en las áreas faltantes para participar en conjunto para el período 2009-2012 y a participar activamente con comentarios y/o aportes tanto en el blog como en facebook donde puedes registrarte y conversar, plantear tus inquietudes y por sobre todo apoyar a este Comité para hacer que el Condominio se desarrolle aún más y poder cumplir los proyectos que nos propongamos.
Firman como constancia los asistentes

Cristian Ortega Llanos Patricia Sanzana Ziehlmann
Presidente Comité Secretaria Comité


Bianca Faccone Paredes Ángela Gonzalez Rodríguez
Vice- Presidente Comité Secretaria Comité


Jorge González Riquelme
Presidente saliente

Los Ángeles, 02 de Julio 2009

jueves, 9 de julio de 2009

Reunión Comité de Administración 2-7-09

En Los Ángeles a 02 de Julio 2009, siendo las 19.30 hrs., se reúne la nueva Directiva del Condominio Gabriela Mistral, en la Oficina de Administración del Condominio, ubicado en calle Gabriela Mistral 1296, de la ciudad de Los Ángeles.

Se invitó a participar de esta reunión a D. Jorge González Riquelme, presidente anterior del Comité de Administración, de la Comunidad Condominio Gabriela Mistral para ver en conjunto los temas pendientes.

1.CONFORMACION DE LA NUEVA DIRECTIVA

Se analiza la conformación de la nueva Directiva, atendiendo la situación personal de la Sra. Bianca Faccone, con lo cual el Comité de Administración evaluó y determinó que la reemplace en la Directiva su esposo el Sr. Cristian Ortega y se aumente el número de integrantes del Comité de Administración del Condominio; sin perjuicio de que ella pueda seguir aportando al trabajo del Comité como Delegada. Así, se configuró la directiva del Comité de Administración del Condominio quedando establecida de la siguiente manera:

Presidente: Sr. Cristian Ortega Llanos
Secretaria: Sra. Patricia Sanzana Ziehlman
Tesorera: Sra. Angela Gonzalez
Delegada de Comunicaciones: Sra. Bianca Faccone Paredes

Por tanto, en atención a las innumerables tareas y desafíos pendientes que se plantean para el período 2009-2012 se acuerda implementar cargos de Delegados con la intención de incorporar más copropietarios al trabajo a desarrollar en el Condominio y por otro lado potenciar y apoyar en la toma de decisiones ya que al haber más personas involucradas pueden haber más puntos de vista que ayudarán a tomar decisiones para el Condominio.

De acuerdo a lo anterior, es importante oficializar la nueva Directiva lo antes posible a través de una Circular incluyendo el tema de los Delegados e incorporando a los copropietarios a tomar conocimiento de esto y a inscribirse como Delegados en las áreas que estime pertinente.

2.PUNTOS TRATADOS

a)Organigrama, Visión y Misión. Se efectuará un análisis al actual Organigrama del Condominio considerando que el Comité Administrativo ahora está conformado por 4 copropietarios e incorporar a los Delegados como parte de la configuración administrativa. Además atendiendo a los nuevos tiempos y considerando ver la factibilidad de cambiar el régimen de copropiedad, se revisará tanto la Visión y Misión del Condominio como así las interrelaciones, los roles y los objetivos de su existencia; tarea a realizar en los próximos meses para estructurar el Plan Estratégico del período 2009-2012 a desarrollar en el Condominio. Se deberá considerar la Organización en sus diferentes niveles: Junta Copropietarios, Comité Administración, Administrador, Personal de Vigilancia, Personal de Mantención, etc.

b)Traspaso de Tesorería: Tesorera anterior Sra. Gloria Almeida entregará lo relativo a este tema correspondiente al período anterior a la nueva Tesorera Sra. Angela Gonzalez durante esta semana.

c)Traspaso de cuenta corriente: Efectuado el traspaso de las platas de tesorería corresponde que el Administrador protocolice el cambio de 3 firmas ante Notaría y registrarlas en el banco.

d)Entrega de Contabilidad y Auditoría Externa. Se acuerda pedir una Auditoría completa a la contabilidad anterior, de tal forma de empezar todo en orden y auditado. D. Jorge Gonzalez entregará el dato de la persona que lo hacía anteriormente. Esta tarea se debiera ejecutar lo antes posible, solicitando al menos 2 cotizaciones por este servicio.

e)Reajuste de Remuneraciones: Se establece coordinación con la anterior Directiva para recabar la información pertinente para efectuar la revisión del actual Sistema de Remuneraciones y establecer el reajuste correspondiente al período 2009-2010. Para ello, el Sr. Jorge Gonzalez solicitará la información esta semana al Administrador Sr. Orlando Rojas acerca de los Contratos vigentes y todos los datos de los trabajadores para ver si se aplica sistema de reajuste similar al del año pasado, considerando el conocimiento adquirido del personal que actualmente funciona en el Condominio, lo que se revisará en reunión de la próxima semana en forma conjunta. Se acuerda fecha límite de resolución el 20 de julio próximo para que pueda ser reflejado en las remuneraciones de este mes.

f)ESSBIO: Se solicitará una reunión con el referente técnico de Essbio para revisar y ver oferta presentada por la empresa considerando antecedentes y que se negocie un valor acorde con el valor del terreno a intervenir. Se requiere conocer los ROLES de las áreas verdes por donde pasaría el colector de Aguas Servidas y revisar el dominio vigente, además el tema de las contribuciones por áreas verdes es relevante para dimensionar los costos asociados. Este tema estará a cargo del Presidente Sr. Cristian Ortega quien solicitará directamente la reunión con la empresa.

En este punto, se considera para efectos de asesoría tener contemplado 01 Arquitecto y 01 Abogado que puedan colaborar en temas como éste para la toma de decisiones al Comité de Administración.

g)Presupuesto 2009. Se debe efectuar y proyectar Gastos e Ingresos para poder efectuar presupuesto para el presente año. Esta tarea es relevante y urgente, lo que deberá estar el presente mes para efectos de ir ejecutando las tareas pendientes.

En este punto, hay que revisar lo que se cobra de agua por Essbio que cobran de más alrededor de $400.000.- que se paga actualmente.Ver tema extintores y grifos que estarían cumpliendo su vida útil para incorporar su reposición. Monto por electricidad en áreas comunes, que merece revisar su alto costo.

h)Licitación Servicios de Administración: Se deben revisar las Bases de licitación para los servicios de Administración del Condominio, lo cual debiera quedar listo en los próximos 2 meses. Para ello, la Sra. Bianca Faccone será la encargada de llevar a cabo esta tarea. Se establece que el tema de la vigilancia nocturna deberá quedar incorporado en las Bases Técnicas y considerar que esta persona deberá cumplir jornada laboral para estos fines indicada en las bases de licitación.

i)VTR. Se solicitarán los antecedentes a la anterior Directiva del alcance del acuerdo establecido con VTR para efectuar los trabajos de canalización de sus redes y anticiparse a las dificultades que puedan presentarse.

j)Temas Varios.

Se solicitará a D. Orlando Rojas actual Administrador del Condominio gestionar las siguientes tareas:

- Entregar a la nueva Directiva ejemplar del Reglamento Interno para poder distribuírselo a cada co-propietario para su conocimiento y atención.
- Entregar el Informe del Abogado D. Juan Antonio Riquelme quien fue que definió que el Condominio es Loteo Privado para conocer los a
- Estado de avance del trámite de reavalúo de las contribuciones del lote T.
- Entregar Informe con el estado de avance de la gestión con CGE Temuco que debía realizar para poder obligar a aquellos residentes a cancelar gastos comunes pendientes de pago.
- Entregar la información pertinente para el cálculo del prorrateo que se hace de los gastos comunes por propiedad, para poder identificar aquellos inherentes a las áreas verdes.
- Entregar Informe de Auditoría anterior.

k)Corte de Árboles en riesgo en bosque. Se deben revisar las cotizaciones para ver efectivamente la factibilidad de los trabajos. Se indica un monto de alrededor de $2.500.000.- que costaría esto; por lo cual se entregó Informe Técnico respectivo efectuado por el Sr. Jaime Rodríguez para ver en detalle el tema en cuestión al Sr. Cristian Ortega, Presidente del Comité.

l)Se acuerda tener una reunión la próxima semana para finiquitar los temas relacionados con las remuneraciones, la cual se avisará oportunamente de acuerdo a la información recopilada para tales efectos.

martes, 7 de julio de 2009

Reunión Comité de Administración 23-6-09

En Los Ángeles a 23 de Junio 2009, siendo las 19.40 hrs., se reúne parte de la Directiva anterior con la nueva Directiva del Condominio Gabriela Mistral, en la Oficina de Administración del Condominio, ubicado en calle Gabriela Mistral 1296, de la ciudad de Los Ángeles.

Preside la reunión D. Jorge González Riquelme, Presidente anterior del Comité de Administración, de la Comunidad Condominio Gabriela Mistral y además del Sr. Germán Seckel von Unger, secretario anterior.

Por parte, de la nueva Directiva asisten la Sra. Patricia Sanzana Z., la Sra. Ángela Gonzalez y la Sra. Bianca Faccone a quien acompaña su esposo Sr. Cristian Ortega. La Sra. Bianca Faccone informa que por problemas delicados de salud, que la mantendrán en forma intermitente alejada de la ciudad de Los Ángeles para su largo tratamiento, traspasa su participación en el Comité de Administración a su esposo Sr. Cristian Ortega.


1.OBJETO DE LA REUNION

Efectuar el traspaso de las funciones, atribuciones y demás obligaciones del Comité de Administración a la nueva Directiva del Condominio y revisar las tareas pendientes por ejecutar.


2.PUNTOS TRATADOS

a) Reajuste de remuneraciones. Se informa por parte de la Directiva saliente el actual sistema de remuneraciones del personal del Condominio. Anualmente se reajustan las remuneraciones y bonos asociados al personal, estos últimos años se ha considerado el IPC o el reajuste que otorga el gobierno, más un porcentaje por desempeño, en base a su Evaluación de Desempeño. Se acuerda que se deben establecer los criterios a través de un Manual de Recursos Humanos para lo cual se necesita conocer en detalle lo siguiente:
- Esquema actual de remuneraciones, el cual se solicitará a D. Orlando Rojas actual Administrador del Condominio
- Se solicitará el Modelo de Reajuste de sueldos del año 2008 al Sr. Luis Valenzuela contador que ve estos temas en el Condominio.
- Revisar la composición del sistema de remuneraciones para ver sueldo y beneficios que están percibiendo los trabajadores.

b) Cobro Gastos Comunes. Se da cuenta por parte de la Directiva saliente que hay un tema pendiente por parte del Sr. Orlando Rojas en relación a la gestión con CGE Temuco que debía realizar para poder obligar a aquellos residentes a cancelar gastos comunes pendientes de pago. También se solicitará al Sr. Orlando Rojas la información pertinente para el cálculo del prorrateo de los gastos comunes por propiedad, para poder identificar aquellos inherentes a las áreas verdes. En este punto interesa conocer las áreas verdes que aún son de propiedad de CMPC para cuantificar monto por gastos comunes y monto por concepto de contribuciones.

c) Administración del Condominio. Se revisa tema de la licitación de la Administración del Condominio, que actualmente ejecuta el Sr. Orlando Rojas cuyo contrato venció hace un año. Se indica que actualmente hay un ítem de pago mensual por supervisión nocturna con el cual hay que tener cuidado por estar cancelándose desde hace un tiempo a la fecha. Se efectúa una evaluación del Sr. Rojas por parte de la directiva saliente los Sres. German Seckel y Sr. Jorge Gonzalez lo que indica que de todas maneras amerita efectuar licitación del Contrato de Administración el cual debe considerar revisar algunos procedimientos, normarlos y establecerlos en el respectivo Contrato.

d) Temas Varios.

Se solicitará a D. Orlando Rojas actual Administrador del Condominio gestionar las siguientes tareas:

- Entregar a la nueva Directiva ejemplar del Reglamento Interno para reescribirlo y poder entregárselo a cada co-propietario para su conocimiento y atención.
- Explicitar a los funcionarios del Condominio las funciones, tareas, derechos y deberes para conocimiento.

e) Condominio o Loteo. Se solicitará el Informe del Abogado D. Juan Antonio Riquelme quien fue que definió que el Condominio es Loteo Privado. Se sugiere hacer una consulta a los co-propietarios en relación a este tema dirigiendo la pregunta: ¿ Ud. Quiere pertenecer al Condominio Gabriela Mistral? para obtener el 100% del universo y ver la factibilidad de cambiar el régimen de copropiedad.

f) VTR. Ya se encuentra aprobado y se debiera ejecutar el segundo semestre de este año.

g) Convivencia. Se debe efectuar una convivencia con el personal cuando se tenga claro lo del tema de las remuneraciones.

h) Anteproyecto Quincho.
Se recuerda a la nueva Directiva que existe proyecto aprobado de construcción de Anteproyecto de Quincho.


i) ESSBIO.

Se requiere conocer los ROLES de las áreas verdes por donde pasaría el colector de Aguas Servidas y revisar el dominio vigente, además el tema de las contribuciones por áreas verdes es relevante para dimensionar los costos asociados. Hoy día se pagan como sitio eriazo, supuestamente D. Orlando Rojas solicitó a la Municipalidad la retasación por este tema con lo cual las contribuciones deberían bajar por este concepto. Consultar estado actual del trámite al Administrador de reavalúo de las contribuciones del lote T.
La contraparte técnica en Essbio que está viendo el tema es el Jefe del Depto. Adquisiciones Inmobiliarios y Urbanismo, el Sr. Rodrigo Saavedra Burgos. Hay que tener cuidado con los accesos y caminos del Condominio cuando se autorice estos trabajos.
Se debe coordinar una reunión con Essbio para revisar y finiquitar oferta considerando antecedentes y que se negocie un valor acorde con el valor del terreno a intervenir.

En este punto, se considera para efectos de asesoría tener contemplado 01 Arquitecto y 01 Abogado que puedan colaborar en temas como éste para la toma de decisiones al Comité de Administración.

j) Auditoría Externa. Se debe revisar por parte de la nueva Directiva la factibilidad de realizarla durante este año.

k) Talud. Se deben revisar por parte de la nueva Directiva las cotizaciones para ver factibilidad de los trabajos.

l) Corte de Árboles en riesgo en bosque. Se comenta que inicialmente se firmó un contrato con el Sr. Bernardo Aravena para el corte de árboles en altura y que presentan riesgos de caída sobre algunas viviendas en el sector del bosque, éste contratista desistió de efectuar los trabajos por lo que se debió efectuar otras cotizaciones entre personal que cumple faenas similares para la CGE, finalmente se había acordado con la empresa Imetal., (Sr. Cristian Ortega Llanos) el corte de árboles con riesgo de caída de ramas, ganchos en la temporada de invierno; pero esto se complicó por la factibilidad técnica y el clima. Se indica un monto de alrededor de $2.500.000.- que costaría esto; por lo cual se entregará Informe Técnico respectivo efectuado por el Sr. Jaime Rodríguez para ver en detalle el tema en cuestión.

m) Blog del Condominio. El secretario saliente de la Directiva Sr. Germán Seckel von Unger ofrece su colaboración para mantener el blog en la red de Internet que fue creado, para así mantener un medio expedito de comunicación entre los copropietarios y residentes del Condominio. Se deberá informar esta herramienta a los co-propietarios del Condominio

n) Presupuesto 2009. Se debe efectuar y proyectar Gastos e Ingresos para poder efectuar presupuesto para el presente año.

En este punto, hay que revisar lo que se cobra de agua por Essbio que cobran de más alrededor de $400.000.- que se paga actualmente.
Ver tema extintores y grifos que estarían cumpliendo su vida útil para incorporar su reposición.
Monto por electricidad en áreas comunes, que merece revisar su alto costo.
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